Por Carlos Magno Gibrail
É na empresa, na escola do filho, no condomínio, no clube. Você não escapa. Então, a saída é a eficácia.
Até 1957, acreditava-se que os itens de uma reunião duravam progressivamente menos, isto é, depois do sétimo assunto, todos os demais seriam rapidamente aprovados. Parkinson investigou melhor e decretou: Numa reunião, a duração de um assunto é inversamente proporcional ao valor do mesmo. Ou seja, quanto mais importante ou mais dinheiro envolvido no tema em discussão, menos tempo será gasto.
Dramatizou uma reunião da Comissão de Finanças de uma grande empresa:
Para aprovação de investimento em um reator atômico, de US$ 10.000.000,00 gastou-se depois da apresentação, 2,5 minutos. Além do relator, ninguém mais entendia de física.
O segundo assunto referia-se a uma cobertura para o estacionamento de bicicletas dos funcionários, que envolvia US$ 10.000,00. A discussão levou a uma economia de US$ 300,00 e gastou 45 minutos, pois vários participantes entendiam de coberturas e bicicletas.
O terceiro item era sobre bebidas a serem servidas em reuniões de um Comitê do Bem Estar. Depois de 1 hora e 15 minutos discorrendo sobre café, chá e demais bebidas que todos conhecem , envolvendo a quantia de US$ 57, 00, o tema foi encerrado.
É por isso, que Dilbert aconselha você a se divertir, procurando os seguintes tipos: o mestre do óbvio, o sádico bem-intencionado, o mártir chorão, o divagador e o dorminhoco.
Bill Gates orienta para utilizar o correio eletrônico e a vídeo-conferência.
Tom Peters depois de observar na CNN e na LOCKEHEED e aplicar consigo mesmo, recomenda: Faça sua primeira reunião em pé; 15 minutos nas próximas 24hs; e, depois, a cada 24hs. Pauta 1 – o que aconteceu nas últimas 24hs. Pauta 2 o que vai acontecer hoje. Faça sempre; quando ausente, delegue; quando surgir algum problema, nova reunião, sempre de 15 minutos.
Como será que estão fazendo o prefeito de SP, o governador de SP e o presidente Lula ? A Prefeitura e o Estado têm 25 secretários cada um e o Brasil tem 35 ministros. Será que é possível ser eficaz em reuniões operacionais com 25 participantes? Ou 35?
E a Câmara Federal, com 513 deputados? Enquanto uma Excelência discursa, todas as demais fazem de tudo, menos ouvir quem fala.
A Espanha tem 15 ministros e um Rei que manda calar quem diz besteira. E a Espanha está vencendo tudo, inclusive no futebol e no tênis.
Carlos Magno Gibrail é doutor em marketing, escreve todas as quartas aqui no blog, sempre participa dos comentários e, além de tudo, entende muito de futebol e tênis. Não o convide para uma reunião sem definir bem a pauta.
Mílton Jung 
É por isso que inúmeras Empresas – modernas – têm salas de reuniões sem cadeira. Assim ninguém perde tempo com assuntos diversos ou com comentários absolutamente desnecessários…
Reuniões são, quase que na sua totalidade, improdutivas e ainda começam atrasadas. Por isso, quando era Diretor do Citibank, propus o seguinte esquema aos meus gerentes que participavam da nossa reunião semanal: A reunião passaria a iniciar-se as 9:04h (os 4 minutos foi proposital para que todos entendessem a hora exata do início da reunião) e para cada minuto de atraso, o(a) atrasado(a) pagaria uma multa de R$1/min. Todos concordaram e a solução deu certo. No começo arrecadamos bastante dinheiro e a cada reunião os atrasos foram diminuindo expressivamente. O dinheiro arrecadado era aplicado em um fundo de investimento e no final do ano, doamos R$2mil a uma Instituição de Caridade. Todos ficaram felizes: a Instituição, eu e os meus gerentes (que não mais atrasavam nas reuniões). Hoje como consultor de Empresas continuo “pregando” idéias como essa para melhorar a vida executiva e “curiosamente” encontro muitas resistências a elas.
Prezado João Pedro, parece que Tom Peters acertou na mosca, principalmente quando copiou o esquema da CNN e da LOCKHEED.
Gostaria de ver este expediente ser aplicado nas reuniões de codomínios.
Pelo que tenho ouvido recentemente pela CBN, através do especialista na área, é que o comparecimento tem sido pequeno em tais reuniões. Talvez pela expectativa da lei de Parkinson ou de encontrar os tipos de Dilbert,sem considerar a possibilidade sugerida de se divertir com os mesmos.
Prezado André, parabenizo-o pela idéia da multa. É muito interessante o caso e, é efetivamente um “case” na linguagem empresarial.
Curioso é que as punições normalmente não geram bons resultados mas neste caso foi bem encaminhada, tanto no que tange à quantificação quanto ao envio do dinheiro para instituição beneficente.
Agradeço a divulgação em nosso artigo e sugiro que propague a experiencia.
Sou executivo de banco e tomei a seguinte postura com reunião: Se quem chamou a reunião não aparecer nos primeiros 10 minutos vou embora. “Curioso” é que metade das reuniões marcadas comigo passaram de 50% a quase 100% de pontualidade. No começo foi difícil, as pessoas atrasadas me ligavam questionando as razões da minha retirada “antes da reunião começar”. Agora todos cumprem o horário de início. abs
Meu conceito sobre a maioria das reuniões e mais reuniões.
MUITA CONVERSA FIADA, DEMORADA E POUQUÍSSIMOS RESULTADOS.
Tem executivos que adooooooooora fazer reuniões constantes e as suas empresas a cada dia vai indo mais depressa para o buraco.
Boa semana!
Prezado Rene, bastante interessante a sua técnica, para ordenar as reuniões.
Fico bastante satisfeito em receber estas idéias pois imagino que estarão servindo a todos que lêem o blog.
Conforme deve ter visto, sua dica junta-se a outras aqui enviadas.
Prezado Armando Italo, seu pensamento é o mesmo de Robert Townsend, autor de VIVA MORR A A ORGANIZAÇÃO :
“Genéricamente falando, quanto menor o número delas, melhor – e tanto no que se refere ao número de reuniões quanto ao número de participantes”
Townsend recuperou a AVIS , escreveu também “DANE-SE A ORGANIZAÇÃO” e ficou mais famoso ainda porque na campanha publicitária disse ” Venham para a AVIS, pois aqui não temos movimento e não tem fila como na HERTZ ”
e “Somos a lider depois da primeira”
Além da AVIS, recuperou a AMEX, DUN & BRADSTREET,CRM COMUNIC.RESEARCH.
Ola
Quando fui ou estive como diretor em uma empresa familiar de medio porte, uma fabrica de moveis, realizavamos uma rapida reunião uma vez por mês e olhe lá, em meia hora discutiamos os possiveis erros e acertos no mes e em meia hora nos programavamos para o proximo mês.
Só isso mais nada
A empresa ainda esta ai muito viva, forte e rígida.
Continuo achando a realização de reuniões constantes, uma perca de tempo e motivos não me faltam.
O tempo que se perde em reuniões, muito deixa de ser produzido.
Como disse:
Atualmente temos uma nova safra de executivos e seus ternos, carros da moda, entre outros acessórios obrigatorios do executivo “bem sucedido” o “TER”, que adoram aparecer, não vamos generalizar ok? e então, fazem uma reunião em cima da outra, para mostrar aos demais e subalternos a necessidade de autoafirmação, o eu sou eu tenho, e por ai vai.
Abraços
Armando Italo
Vc sintetizou muito bem a realidade das reuniões. é o típico caso de que mais é menos.
Tem o caso das propostas apresentadas por diretores que não são simpáticas a presidência.
Ela sugere a formação de uma comissão para análise incluindo sempre alguém que é sabidamente contrário a proposta… pronto… morre no nascedouro.
jarbas
Obrigado pelas palavras e considerações
Gostaria de acrescentar mais um posicionamento.
Aquele executivo que fica a todo instante e com mania de ficar marcando reuniões com os seus subordinados, na minha opinião sincera, mostra falta e de criatividade, exponteneidade, velocidade de raciocínio e competencia.
Diplomas, títulos, cursos de especializaçoes diversas, MBA, etc, não mostra e nem tão pouco prova a ninguem que o executivo e realmente competente para o exercício de suas atribuições.
Um exemplo absurdo que vou dar:
Ja imaginaram um comandante de uma grande aeronave quando se depara com uma situação considerada de emergência precisar convocar toda o restante da tripulação da aeronave para ajudar a resolver os problemas?
Mesmo com toda a parafernalia eletronica, facilidades e de auxilio de voo existente atualmente?
É ruim heim!
ABraços
Armando Italo
Prezado Jarbas,uma solução interessante é dada por, nada menos que o “GURU” da Administração Néo Clássica, Peter F. Drucker :
“Há regras para tornar uma reunião produtiva , por exemplo, a pessoa ou dirige a reunião e ouve as coisas importantes que estão sendo ditas ou toma parte e fala. Mas a regra fundamental é focalizar, desde o início, na contribuição” Texto do livro O GERENTE EFICAZ , 2a Edição, pag. 79.
Prezado Armando Italo, muito interessante o exemplo do “comandante’. Em situação oposta, uma das escolas tradicionais do varejo – GRUPO FRIEDMAN – sugere em momentos de apagão, isto é, quando a loja fica horas sem entrar nenhum cliente,que se faça uma reunião relâmpago para criação e motivação.Entretanto, quando a loja está cheia, nem pensar em reunião e, nas organizações eficazes as/os vendedoras/es tem autoridade para resolver problemas dos mais diversos, sem necessidade da gerência.
Prezado Carlos Magno.
Ao meu ver as reuniões relâmpagos são mais produtivas.
Infelizmente, as reuniões nos dias de hoje, em sua grande maioria são realizadas com intuito de por o “funcionário contra a parede”, pressão e mais pressão sobre uma equipe de vendas ja saturada de cobranças, relatorios, estressada para que esta atinja números e objetivos inatingíveis.
Só o fato de trabalhar na rua já é estressante, cansativo.
Imagine então o vendedor ter que encarar com frequencia as terríveis e chatas reuniões, liderada por um gerente “exigente” e chato também & sua trupe
Reniões realizadas em horários inadequados, por exemplo, alguns executivos adoram fazer reuniões em mhorario de almoço
Ai MEU DEUS!
Imagine so como sera o almoço e a digestão das pessoas.
Este tema, reuniões, executivos, corporações são realmente muito extensos e vai longe.
Reuniões em muitas situações, cansa, esgota e mina as forças de todos.
Abraços
Armando
Prezado Armando,muito boa a sua constatação.Aí entra a atitude chave da supervisão e gerencia do pessoal de vendas, AJUDAR e ASSESSORAR , não COBRAR e COBRAR. Se o objetivo é o RESULTADO, conforme Drucker prega, a Supervisão não pode se postar como cobradora, mas sim como ajudante.
E nada de caras feias,gritos e etc.
Principio de Walter Disney e hoje da organização Disney :
“Trate seu funcionário como gostaria que ele tratasse o seu cliente”
Prezado Carlos Magno
É notorio em muitas empresas atualmente, “seus ávidos executivos” e as suas constantes e infrutíferas reuniões, estão caminhando na contramão por causa da ganância exagerada, pela corrida constante atrás de números e metas inatingíveis
E o principal elemento que é o “SER” humano está sendo colocado em terceiro plano, para o “TER” humano.
Perde-se qualidade de vida, produtividade, bloqueia a criatividade, inibe, deprime, desanima.
Todos saem perdendo.
A empresa, o profissional e principalmente o cliente.
Com toda a tecnologia de ponta que dispomos atualmente.
Está na hora dos executivos, empresários reavaliarem os seus conceitos, reais objetivos, anseios.
Tudo que sobe, desce, e o elástico se esticarmos muito arrebenta
Simploriamente dizendo por favor
Abraços
Armando Italo
Prezado Armando Italo,agradeço a sua oportuna participação no tema das reuniões, permitindo enriquecer a abordagem inicial.
Gostaria que efetivasse também a sua colaboração no próximo artigo. Estarei falando sobre assunto similar aos anteriores, isto é, um economista observando o mundo contemporâneo numa ótica bastante pragmática e simples.
De outro lado, se tiver alguma sugestão de pauta ,teria satisfação em recebê-las.Neste caso pode fazer direto nos comentários ou através do e-mail : gibrail@uol.com.br.
Convite que estendo a todos que tiveram ,tem e terão a paciência de lerem esta coluna de quarta-feira.
Prezado Carlos Magno
Obrigado pelas suas gentis considerações.
Email enviado ao endereço por você mencionado.
Abraços
Armando Italo