Saí de um reunião pelo Zoom pouco antes de iniciar este texto. Ainda estou de férias, mas havia a necessidade de uma conversa com um grupo de profissionais para alinhar algumas mensagens de projeto que estamos elaborando em conjunto.  Não nego que ter de focar nas preocupações do trabalho, mesmo que por apenas uma hora, interrompe o relaxamento que os dias de descanso oferecem à mente e mexe com gatilhos que me levam, por exemplo, a querer escrever como estou fazendo agora. Por outro lado, a tecnologia à disposição e o recurso da videoconferência tornaram possíveis esse encontro que agilizará o planejamento e a organização do evento. Nessa semana que se foi, havia lido texto sobre o impacto das reuniões virtuais na qualidade da comunicação, escrito pela neurocientista Thaís Gameiro, da Nêmesis, empresa que atua na área de Neurociência Organizacional. 

Pesquisadores avaliaram riscos das videoconferências

Duas pesquisas foram apresentadas pela neurocientista para embasar sua reflexão sobre os riscos que as videoconferências podem gerar, algo que passamos a perceber com maior frequência. a partir da pandemia de Covid-19, em 2020. Em um estudo publicado na revista Nature, foi constatado que a modalidade presencial comparada a virtual favorece a criatividade e a geração de novas ideias, enquanto tarefas mais objetivas podem ser realizadas tanto presencialmente quanto virtualmente. Outro estudo, publicado no The Journal of Neuroscience, analisou o impacto das videoconferências no comportamento pró-social dos participantes. A redução na troca de interlocutor e os padrões alterados de coerência cerebral indicaram uma perda na qualidade das interações sociais virtuais.

Sete sugestões para as suas próximas videoconferências

Considerando que o meu encontro virtual foi para “colocar todos na mesma página” me satisfarei com a segunda resposta obtida no estudo de Melanie S. Brucks (Columbia) e Jonathan Levav (Stanford) que entendeu que as reuniões virtuais e presenciais têm o mesmo efeito em decisões de caráter mais objetivo — ou seja, minha parada breve do descanso teve efeitos positivos para a condução e produtividade do trabalho. Diante do desafio que a videoconferência se transformou, a ponto de provocar prejuízos à saúde, batizados de Zoom Fatigue, no livro “Escute, expresse e fale!” (Rocco) dedicamos ao menos um capítulo ao tema. Com base em trabalho realizado pelos professores Guy Itzchakov e Jennifer Grau, elencamos sete dicas para as reuniões virtuais e acrescentamos mais algumas baseadas no conhecimento que desenvolvemos ao longo de nossa jornada na comunicação.

Por agora, fiquemos com as sete dicas para gerenciar melhor e aliviar o desgaste das reuniões virtuais: 

• Preste atenção nas pistas vocais: em reuniões virtuais, onde o não verbal é limitado, é essencial prestar atenção na voz. Observe a entonação, a velocidade da fala e as pausas. Por exemplo, após discutir um tema, observe se a fala da sua equipe parece entusiasmada (rápida, com variedade vocal e poucas pausas) ou hesitante (lenta, mais monótona e longas pausas). Na dúvida, pergunte como o seu colega se sente..
  
• Evite a distração do “espelho”: durante as reuniões virtuais, pode ser desanimador se ver na tela enquanto fala ou escuta. Isso tira o foco do interlocutor. Antes da reunião, ajuste as configurações da câmera e da plataforma para ocultar sua própria imagem. Caso não seja possível, uma dica útil é colocar um post-it sobre sua imagem para evitar distrações desnecessárias.
  
• Lide com problemas de áudio: os problemas de áudio são comuns em reuniões virtuais, desde som baixo até eco e falta de sincronia entre voz e imagem. Não hesite em pedir para que repitam informações caso não tenha entendido. Peça aos participantes que fechem aplicativos desnecessários e melhorem a qualidade do som. É importante priorizar a compreensão em vez da polidez.
  
• Crie intervalos para reflexão: a transição rápida de uma reunião para outra, sem tempo para relaxar e processar informações, pode prejudicar a assimilação de ideias. Considere reduzir o tempo das reuniões para reservar alguns minutos de pausa entre elas. Utilize esse tempo para sintetizar as ideias da reunião anterior e se preparar para a próxima, melhorando assim sua performance.
  
• Utilize métodos para engajar: promover a discussão em grupo durante as reuniões virtuais pode ser um desafio. Utilize os recursos da plataforma para estimular a participação, como a sala de bate-papo. Considere dividir a reunião em grupos menores para facilitar a comunicação e garantir que todos sejam ouvidos. Isso aumenta o engajamento e torna a reunião mais produtiva.
  
• Priorize a conexão humana: a comunicação virtual pode gerar sentimentos de isolamento e solidão. Priorize o contato individual com os membros da equipe. Agende conversas curtas, seja por telefone ou vídeo, para se conectar pessoalmente. Inicie as reuniões com uma pergunta rápida para medir a temperatura emocional do grupo. Isso não apenas demonstra preocupação, mas também resolve problemas técnicos antes do início da reunião.
  
• Gerencie as emoções: as reuniões virtuais podem ter um custo emocional, como exaustão, frustração e irritação. Esteja atento aos sinais não verbais dos participantes durante as reuniões. Faça uso de perguntas reflexivas e demonstre reconhecimento. Reserve pausas quando possível e utilize a melhor tecnologia e conexão disponíveis. Líderes devem ser empáticos ao lidar com problemas, reconhecendo as dificuldades enfrentadas pelos participantes.
  

Seguindo as sete dicas apresentadas em “Escute, Expresse e Fale!” você poderá aprimorar suas reuniões virtuais. O livro que escrevi com Leny Kyrillos, Antonio Sacavém e Thomas Brieu tem outras sugestões específicas sobre cada um dos recursos da comunicação (verbal, não verbal e vocal) que ajudarão você a aproveitar melhor os recursos da comunicação para uma interação mais eficaz, mesmo em ambientes remotos. Ao adaptar-se às restrições e explorar as ferramentas disponíveis, você poderá alcançar resultados excelentes em suas reuniões virtuais. Bons encontros — de preferência fora do do seu período de férias.