Por Carlos Magno Gibrail
É na empresa, na escola do filho, no condomínio, no clube. Você não escapa. Então, a saída é a eficácia.
Até 1957, acreditava-se que os itens de uma reunião duravam progressivamente menos, isto é, depois do sétimo assunto, todos os demais seriam rapidamente aprovados. Parkinson investigou melhor e decretou: Numa reunião, a duração de um assunto é inversamente proporcional ao valor do mesmo. Ou seja, quanto mais importante ou mais dinheiro envolvido no tema em discussão, menos tempo será gasto.
Dramatizou uma reunião da Comissão de Finanças de uma grande empresa:
Para aprovação de investimento em um reator atômico, de US$ 10.000.000,00 gastou-se depois da apresentação, 2,5 minutos. Além do relator, ninguém mais entendia de física.
O segundo assunto referia-se a uma cobertura para o estacionamento de bicicletas dos funcionários, que envolvia US$ 10.000,00. A discussão levou a uma economia de US$ 300,00 e gastou 45 minutos, pois vários participantes entendiam de coberturas e bicicletas.
O terceiro item era sobre bebidas a serem servidas em reuniões de um Comitê do Bem Estar. Depois de 1 hora e 15 minutos discorrendo sobre café, chá e demais bebidas que todos conhecem , envolvendo a quantia de US$ 57, 00, o tema foi encerrado.
É por isso, que Dilbert aconselha você a se divertir, procurando os seguintes tipos: o mestre do óbvio, o sádico bem-intencionado, o mártir chorão, o divagador e o dorminhoco.
Bill Gates orienta para utilizar o correio eletrônico e a vídeo-conferência.
Tom Peters depois de observar na CNN e na LOCKEHEED e aplicar consigo mesmo, recomenda: Faça sua primeira reunião em pé; 15 minutos nas próximas 24hs; e, depois, a cada 24hs. Pauta 1 – o que aconteceu nas últimas 24hs. Pauta 2 o que vai acontecer hoje. Faça sempre; quando ausente, delegue; quando surgir algum problema, nova reunião, sempre de 15 minutos.
Como será que estão fazendo o prefeito de SP, o governador de SP e o presidente Lula ? A Prefeitura e o Estado têm 25 secretários cada um e o Brasil tem 35 ministros. Será que é possível ser eficaz em reuniões operacionais com 25 participantes? Ou 35?
E a Câmara Federal, com 513 deputados? Enquanto uma Excelência discursa, todas as demais fazem de tudo, menos ouvir quem fala.
A Espanha tem 15 ministros e um Rei que manda calar quem diz besteira. E a Espanha está vencendo tudo, inclusive no futebol e no tênis.
Carlos Magno Gibrail é doutor em marketing, escreve todas as quartas aqui no blog, sempre participa dos comentários e, além de tudo, entende muito de futebol e tênis. Não o convide para uma reunião sem definir bem a pauta.